西が岡第二自治会会則
1998年(平成10年)4月19日制定
2024年(令和6年) 4月 7日改定
第一章 総 則
（名称及び事務所所在地）
第一条
本会は西が岡第二自治会と称し、事務所を西が岡自治会館(西が岡二丁目11番地3)内に置く。
（区域）
第二条
本会の区域は西が岡二丁目の全て並びに岡津町1052番地、岡津町1228番地、岡津町1241番地及び岡津町1245番地の全ての区域とする。
（会員）
第三条
本会は第二条に定める区域内に住所を有する個人が会員となることができる。
（加入退会）
第四条
本会への入会退会は任意とする。
2 入会又は退会を希望する者は、住所、氏名及び電話番号を記入した入会届、又は退会届を会長宛に提出するものとする。
（地区及び班）
第五条
本会は住宅地の地番に従って地区を設け、地区は班に分割される。
2 前項の地区及び班は将来の会員数の状況等を勘案して変更しうるものとする。
第二章 目的及び活動
（目的）
第六条
本会は会員(その家族を含む。)相互の親睦をはかり、生活環境を良好に保ち、又向上させることによって、より良い地域社会をつくりあげることを目的とする。
（業務）
第七条
本会は第六条の目的を達成するために、次の各業務を行うものとする。
一 会員の福祉、厚生、相互親睦に関する活動
二 住民の共有財産の維持管理及び防犯灯等の共有施設の維持管理
三 会の会計業務 四その他,会の目的達成に必要又は有用な業務
四 その他、会の目的達成に必要又は有用な業務
第三章 役員・班長・その他
（役員構成）
第八条
本会は役員として理事 16 名を置き、以下の役職者を会員より選任する。
2 選任された理事16名および監事は総会の議決を経て正式に決定される。
会長 1名
副会長 2名
総務 2名
広報 1名
福利厚生 2名
環境・衛生 2名
会計 1名
防災 2名
防犯 1名
会館役員 2名
3 前項の規定に関わらず、自治会業務遂行上特に必要と認められる場合、会長は総会又は会員投票の決議を受けて理事の増員を行うことができる。
(班長)
第九条
班に所属する会員の中から、原則として世帯単位の輪番制による班長 1 名を選出する。
但し、次の場合は班に所属する会員の話し合いにより選出する。
一 班長が理事に選出された場合
二 高齢等の理由で班長業務に耐えられないと認められる場合 (役員・班長の業務範囲)
(役員・班長の業務範囲)
第十条
会長は本会を総括し、本会を代表する。
2 副会長は会長を補佐し、会長に事故あるときはその業務を代行する。
3 各担当理事は各担当の業務を中心となって推進する。
4 班長は本会の事業に必要な業務を会長の委任により分任する。主な分任業務は次のとおりとする。
一 防災
二 福利厚生
三 環 境・衛生
四 防犯・交通
五 婦人・青少年
六 その他、必要な業務
5 前項の分任業務の範囲・期間は会長が定める。又、前項第六号については必要の都度、会長が追加することができる。
(役員・班長の任期)
第十一条
役員の任期は 1ヶ年(定期総会から定期総会まで)とする。但し、再選を妨げない。
2 班長の任期は 1ヶ年(定期総会から定期総会まで)とする。但し、第十条第 5 項の分任業務に限り班長退任後も分任期間の終了まで担当するものとする。
3 任期中、役員・班長が辞任した場合は補充するものとする。新役員・班長の任期は辞任後の残余期間とする。
(役員の解任)
第十二条
役員が会則に反し、あるいは役員として不適当な行為があったときは総会の決議により解任することができる。この場合の補充は第十一条第 3 項の規定を準用する。
（監事）
第十三条
本会の業務及び会計を監査し、又第十七条の会員投票を管理するため監事を置く。監事は総会で役員以外から選出し、定員は 1 名任期は 1 ヶ年(定期総会から定期総会まで) とする。但し、再選は妨げない。監事に欠員が生じた場合は特に理事会が補充監事の選 出にあたる。補充された監事の任期については第十一条第3項の規定を準用する。
第四章 会議
第十四条
本会に次の会議を設ける。
一 総会 ... 議決機関
二 理事会 ... 執行機関
三 班長会 ...協議機関
四 特別委員会 ... 諮問機関
（総会）
第十五条
総会は定期総会と臨時総会とする。
2 総会は本会の最高議決機関であって、会員をもって構成する。
3 総会に付議すべき事項
一 本会則の改廃に関する事項
二 事業報告及び事業計画に関する事項
三 予算及び決算に関する事項
四 理事及び監事の選出及び解任に関する事項
五 資産に関する事項
六 その他、理事会が必要と認めた事項
4 定期総会は毎年 1 回とし会計年度終了後 1 ヶ月以内に会長が招集する。
5 臨時総会は会長が必要と認めた場合、又は会員の 5 分の 1 以上が署名をもって必要と認めた場合に開催する。
6 前項後段の場合において、会長が相当期間内に臨時総会を招集しないときは、招集を請求した会員は、自らこれを招集することができる。
7 総会の議長はその総会に出席した会員の中から選出する。
(総会の議決権及び議決の方法)
第十六条
会員は総会において各々 1 個の議決権を有する。
2 総会は議決権を有する会員の過半数が出席したときに成立する。但し、委任状提出者を出席者として算入する。
3 総会の決議は議決権を行使する出席者(委任状を含む)の過半数の賛成によって成立する。
4 委任状については、個人情報保護の観点から、施錠できる格納容器に保管し会長が管理するものとする。委任状の情報に基づく 2 次資料の作成は、区役所の要請があった場合のほか、これを認めない。
5 各委員の委任状、各会員の議決権行使は各会員が判断する。
(会員投票)
第十七条
総会に付すべき事項であっても、緊急を要する場合又は理事会が適当と認めた場合は、 第十六条 第1 項の議決権を行使する会員による会員投票によって可否を決定することができる。
2 会員投票は、第十六条第 1 項の議決権を行使する会員の過半数の投票がある場合に有効とする。 3 会員投票の決議は投票総数の過半数の同意によって成立する。
4 会員投票の管理事務は監事が総括し、実施細目については理事会がその都度、決定する。
(理事会)
第十八条
理事会は次のことを行う。
一 総会が議決した事項の執行
二 総会に提出する事業計画案、予算案、その他の議案の作成
三 事業報告及び決算の作成
四 その他、この会の業務に必要な事項の実施
2 理事会はその構成員の 2 分の 1 以上の出席により成立する。
3 理事会の議長は会長がこれを務める。
4 理事会の議決は出席構成員の過半数の賛成を要する。
(班長会)
第十九条
班長会は自治会活動に必要な事項を協議し、その円滑な運営を協議するものとする。
2 班長会は第九条に定める班長をもって構成する。
3 班長会の司会は原則として副会長がこれを務める。
4 自治会推薦による委嘱委員及び西が岡建築協定運営委員会委員は班長会に出席し情報交換し意見を述べることができる。
5 前項の出席者は事前に副会長宛出席通知を行うものとする。
(特別委員会及び相談役)
第二十条
理事会は専門的検討を要する事項、永続的な対策を必要とする事項を、審議するため、理事会の諮問機関として特別委員会を設けることができる。また、会の円滑な運営に資するため、役員経験者を相談役に任命することができる。特別委員会の委員及び相談役 は会長が理事会の同意を得て任免する。
2 特別委員会の委員及び相談役は、その任期を定めず、適宜、交替することを妨げない。
3 特別委員会の解散は会長が理事会及び当該委員会の同意を得て行う。
4 相談役は必要の都度、又は会長の要請により理事会及び班長会に出席し意見を述べることができる。
(議事録)
第二十一条
総会及び理事会の議事については、議事の経過及び議事結果を記載した議事録を作成しなければならない。
2 議事録は、総務理事が作成し、会長またはその代理人が確認し署名しなければならない。
3 議事録は作成後10年間は理事会において適正に保管する。
第五章 会計
第二十二条
本会の運営に要する費用は、自治会費及びその他の収入をもってこれにあてる。
第二十三条
会員は総会で定められた自治会費を納入しなければならない。
2 自治会費は、4月1日翌年 3 月末日までの 12 ヶ月分を一括して自治会の指定する方法で
納入する。
3 途中入会者の自治会費は入会の翌月から納めるものとする。
4 途中退会者の自治会費は退会月分までとし、翌月以降の前納分は返金する。
第二十四条
会費は 1 世帯・月額 300 円とする。なお会費を減額することがある。
第二十五条
この会の会計年度は毎年4月1日に始まり翌年 3月31 日に終わる。
第二十六条
第十三条に定める監事は常時この会の会計状況を監査し、その結果について理事会で報告し、定期総会に報告する。
第六章 資産
第二十七条
本会の資産は資産目録記載の資産とする。
2 本会の資産は会長が管理し、その方法は理事会において定める。
3 本会の資産で第 1 項に掲げるもののうち別に総会において定めるものを処分し、又は担保に供する場合は総会の決議を要す。
第七章 自治会館
第二十八条
本会と西が岡第一自治会及び西が岡第三自治会(以下、「3 自治会」と言う。)が横浜市泉区西が岡二丁目11番地 3 に共有する自治会館を円滑に運営し、その維持をはかるために別に「西が岡自治会館運営規則」を定める。「西が岡自治会館運営規則」の改廃は、 自治会の各理事会の決議による。但し、各理事会が異なる議決をした場合は、3 自治会の合同理事会により、過半数の賛成をもって決定する。尚、その結果をすみやかに班長会に報告する。
2 西が岡自治会館の建物維持及び運営に係る経費は3 自治会がそれぞれの会員世帯数に応じて分担する。
3 西が岡自治会館の予算及び決算は3 自治会の総会の承認を要する。
4 前項の承認について異なる決議をした自治会があった場合、3 自治会は合同で、それぞれの臨時総会を開催し、予算及び決算について審議する。
第八章 各種団体(サークル等)
第二十九条
会員から助成金給付申請のあった各種団体(サークル等)については、理事会にて次の事項を検討し、原則として申請日から 2 ヶ月以内に承認の可否を文書にて回答するものとする。
一 目的が本自治会会員の親睦、相互扶助又は本自治会にとって有意義であること。
二 組織、構成員名簿、活動計画案、活動報告、予算案が文書にて提出されていること。
三 本自治会が実施する各種行事に積極的に参加すること。
2 本会より助成金を受けている各種団体は毎年 1 月末までに活動報告書を本会宛に提出するものとする。
3 本会が助成金給付を承認した各種団体の構成員又は活動が西が岡第一自治会及び西が岡第三自治会にまたがる場合は当該自治会の助成を受けられるよう斡旋の努力をするものとする。
第九章 雑則
第三十条
この会は特定の宗教団体、政治団体を支持するものではない。
第三十一条
この会則の定めにない事項、又は疑義を生じたときは理事会で決める。
附則
1 この会則改定は 2021 年(令和 3 年)4月4日から施行する。
2 この会則改定は 2024 年(令和 6 年)4月7日から施行する。